כמה מהמוזמנים באמת יגיעו לחתונה? אחוזי הגעה ואיך מחשבים נכון

הזמנתם 350. כמה באמת יגיעו? זאת השאלה ששווה הכי הרבה כסף בכל חתונה, כי האולם מחייב לפי מנה, לא לפי הזמנה. התשובה הקצרה: 70% עד 85%, אבל הטווח הזה רחב מדי כדי לסגור עליו מנות. בפוסט הזה: אחוזי ההגעה לפי סוג אורח, למה "אולי" הוא כמעט תמיד "לא", מה הפער בין "אישר" ל"הגיע", ונוסחה פשוטה לחישוב מספר המנות.

אחוזי הגעה לפי סוג אורח

המספרים הבאים מבוססים על חתונות בישראל, באירועים של 150 עד 500 מוזמנים, בלי אירועי חו"ל:

גורמים שמורידים את האחוז: אמצע שבוע (−5% עד −10%), חורף גשום (−5%), מרחק, אירוע ביום שלמחרת חג, ואירוע מתחרה (חתונה אחרת באותו שבוע בחוג החברים). גורמים שמעלים: חמישי בקיץ, מיקום מרכזי, אירוע ראשון בחוג החברים.

הטעות הקלאסית: לספור את ה"אולי" כ"כן"

בטופס אישור הגעה עם אפשרות "אולי", 15% עד 25% מהאורחים בוחרים בה. בפועל, רק 25% עד 35% מה"אולי" מגיעים. אורח שבאמת מתכנן להגיע עונה "כן". "אולי" הוא בדרך כלל "לא נעים לי להגיד לא". לכן שתי המלצות:

• אל תציעו "אולי" בטופס. "כן / לא", ואפשרות לעדכן אחר כך דרך אותו קישור.
• אם כבר יש לכם "אולי" ברשימה, ספרו אותם כ-30% לצורך המנות.

"אישר" הוא לא "הגיע": מקדם הנשירה

גם אחרי אישורי הגעה מושלמים, יש פער. ילד חולה, פקק, נסיעת עבודה. הנשירה הממוצעת בין מאושרים למגיעים היא 5% עד 8%. באירוע עם הרבה משפחות עם ילדים קטנים זה יכול להגיע ל-10%. בחתונה עם 280 מאושרים, צפו ל-258 עד 266 מגיעים.

לעומת זאת, יש גם "הפתעות לטובה": אורחים שלא אישרו ובכל זאת מגיעים. באירועים שעשו 3 גלים של תזכורות זה 1% עד 2%. באירועים שלא עשו תזכורות זה יכול להיות 5% ומעלה, וזה בדיוק מה שהופך את החישוב לבלתי אפשרי.

הנוסחה לחישוב מנות

אם עשיתם אישורי הגעה רציניים (3 גלים, מעל 90% מענה), החישוב פשוט:

מנות לסגור = (מאושרים × 0.94) + (לא ענו × 0.25) + מנות ספקים

דוגמה: 350 מוזמנים, 320 ענו, מתוכם 275 אישרו ו-45 סירבו, 30 לא ענו. מנות: 275 × 0.94 = 259, ועוד 30 × 0.25 = 8, ועוד 8 ספקים = 275 מנות. האולם שומר רזרבה של 3% עד 5%, כך שגם אם יגיעו 285, יש אוכל לכולם.

אם לא עשיתם תזכורות ו-40% לא ענו, הנוסחה לא עובדת, כי ה"לא ענו" הם קבוצה גדולה מדי ולא ידועה. במקרה כזה הפתרון הוא לא לנחש טוב יותר, אלא לעשות עוד סבב תזכורות. גם שבוע לפני זה לא מאוחר מדי. נוסח לתזכורת אחרונה שמביא תשובות גם ממי שהתעלם.

כמה מוזמנים להזמין כדי להגיע למספר המנות שרציתם

הכיוון ההפוך: אם האולם שלכם מתאים ל-300 ואתם רוצים למלא אותו, הזמינו כ-360 עד 380 (מגיעים 80%). אם הרשימה שלכם כבדה במשפחה קרובה, 340 מספיקים. אם היא כבדה בקולגות ובחברים של ההורים, גם 400 לא יביאו 300. בנו את הרשימה לפי מעגלים (איך) ותוכלו לחשב את זה לפי הטבלה למעלה.

מה משפיע על אחוז המענה (לא ההגעה)

אחוז ההגעה הוא עניין של מי האורחים. אחוז המענה הוא עניין של התהליך שלכם:

• הזמנה אישית עם קישור אישי: 45% עד 55% עונים תוך 48 שעות.
• תזכורת ראשונה: עוד 20% עד 25%.
• תזכורת שנייה בערוץ אחר: עוד 10% עד 15%.
• שיחה קולית אוטומטית או ידנית: עוד 5% עד 8%.
• סה"כ אפשרי: 92% עד 97%.

קבוצת וואטסאפ אחת ו"מי מגיע?" מגיעה ל-50% עד 60% ונעצרת שם. ההבדל בין 60% ל-95% מענה שווה, בחתונה ממוצעת, כ-8,000 ש"ח במנות מיותרות. החישוב המלא בסגירת מנות באולם.

צ'ק ליסט לפני שסוגרים מספר

• לפחות 90% מהמוזמנים ענו (כן או לא).
• אין "אולי" ברשימה, או שספרתם אותו כ-30%.
• מספר המוזמנים בכל רשומה מעודכן (משפחה שאישרה 3 ולא 4).
• הפחתתם 6% נשירה מהמאושרים.
• הוספתם מנות ספקים.
• בדקתם מה הרזרבה שהאולם מחזיק ומה המחיר למנה נוספת ביום האירוע.